注文書の定義

注文書は、会計および事業活動の日常管理に適切な用語です。注文書は、特定のアイテムを購入することを目的とした、購入者と販売者の間ですでに合意された価格でのサプライヤーへの書面による要求です。

どのような情報が含まれていますか?

購入リクエストには支払いと配送の条件が示されているため、商品を配送し、対応する請求書を提示することは、サプライヤへの承認です。会社が購入するすべてのアイテムには、使用を制御するためにシリアル番号が付けられた注文書が添付されている必要があることに注意する必要があります。

発注書は通常、原本とコピーで発行され、原本はサプライヤに送信され、コピーは経理部門が買掛金に記録されるように送られます(会社の購買部門用に3番目のコピーがある場合もあります)。

次のセクションが発注書に含まれています。

-注文書番号。

-プロバイダーの名前とアドレス。

-注文日と必要な配達日。

-配達と支払いの条件。

-注文されたアイテムの数量とその説明とコード番号。

-価格については、各ユニットの価格と合計購入価格、および該当する場合は送料が表示されます。

-最後に、発注書には責任者の承認された署名を指定する必要があります。

注文書の目的

上記の詳細情報は、購入したアイテムを正確に管理することを目的としています。これにより、企業は購入操作の会計記録を保持できるようになります。

一方、クライアントが発注書を発行するとき、彼はサプライヤーに対する信頼を確認し、形式化することを忘れてはなりません。

顧客によって発行された発注書は、販売がまだ明確に作成されていないため、販売プロセスのもう1つのステップです。この意味で、発注書は、会社の手順が明確に定義され、整理されている必要があることを意味します。注文書を発行する前に、顧客はそれを会社に登録するプロセスを正確に知っている必要があり、販売者はドキュメント内の情報も確認する必要があります。

写真:iStock-BernardaSv


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